K čemu je příkaz pro slučování dat

V běžném životě se často evidují data výdaje, prodeje, příjmy,... podle jednotlivých období (měsíců, čtvrtletí či celé roky) na samostatných listech či v souborech. A později je třeba zjistit, jak data vychází jako celek vzhledem k jednotlivým evidovaným údajům. Prostě je třeba vytvořit určitý přehled, který může něco vypovědět o celkovém součtu či průměru. To vše právě Excel umí vytvořit automaticky. Také umí vytvořit i takový přehled, který dokáže ukázat nejenom souhrnný součet či průměr, ale i zpětně jednotlivé údaje ve vybraném období. Například existují tabulky, ve kterých je uvedeno, kolik lidí navštěvovalo v rámci firmy různé jazykové kurzy. Pro jednotlivé roky je vždy tabulka vytvořena na samostatném listu v Excelu.

Je i vidět, že v některých letech se daná úroveň kurzu nekonala, proto mohou mít jednotlivé tabulky různý počet řádků či sloupců. Například některý rok se nevyučovala španělština či francouzština, jiný rok se vyučovaly všechny čtyři jazyky, ale zase chyběla některá úroveň pokročilosti. Co by však měly mít jednotlivé tabulky stejné, jsou názvy záhlaví jednotlivých kurzů.

Pokud je potřeba na nový list vytvořit součtovou tabulku pro osoby, jež se jednotlivých kurzů zúčastnili, může se vyzkoušet ikona Sloučit na kartě Data.

 Jak se data slučují

Na listu, kde se má zobrazit výsledek, se označí pouze jedna buňka, která bude sloužit jako horní levá buňka výsledné oblasti. A poté se již na kartě Data klepne na ikonu Sloučit. Zobrazí se dialogové okno pro zadání způsobu sloučení dat.

Nejprve v rozevíracím seznamu u políčka Funkce, se klepne na funkci, která má sloužit pro vytvoření výsledné tabulky (součet, počet, průměr, …). Nejčastěji se asi používá součet. Poté již v políčku Odkaz se zadá zdrojová oblast určená ke sloučení (například jazykové kurzy v roce 2020) a klepne se na tlačítko Přidat. Pozor, nesmí se zapomenout zahrnout i záhlaví uvedené tabulky (levé i horní). Postupně se takto přidají i ostatní oblasti, to znamená ostatní tabulky jazykových kurzů z jednotlivých let.

Nyní ještě v rámečku Použít popisky se zatrhnou políčka s textem: v horním řádku a v levém sloupci. Pomocí těchto políček se řekne Excelu, že se mají data v tabulkách slučovat podle názvů uvedených v jednotlivých záhlavích tabulek. To znamená, že nevadí, když tabulky nemají stejný počet řádků či sloupců. Při zatržení Použít popisky Excel vyhledává a slučuje data právě na základě jejich záhlaví. A jakmile se klepne na tlačítko OK, zobrazí se výsledná tabulka, kterou stačí jen graficky upravit.

Nyní už je vytvořená tabulka, která obsahuje součty jednotlivých údajů za uvedená léta. Tato tabulka však již nemá žádnou vazbu na data původní, tedy již nebude aktualizována změní-li se některý z původních údajů. V takovém případě je třeba tabulku uvedeným způsobem vytvořit znovu.

Dá s to i jinak

Pokud by bylo užitečné, aby se údaje ve sloučené tabulce automaticky aktualizovaly při změně dat původních, může se zaškrtnout políčko Vytvořit propojení na zdrojová data. Výsledná tabulka se pak vytvoří provázaná. Zároveň se na boku u čísel řádků objeví symboly přehledu, pomocí kterých se dají data rozbalit a tím zobrazit i dílčí hodnoty pro jednotlivé roky. Tím se takto mohou snadno zobrazit i dílčí hodnoty pro jednotlivé roky.

Zatím je nešikovné, že u rozbalené tabulky je ve druhém sloupci standardně pouze název souboru a chybí název listu. Protože když se slučují data v rámci jednoho souboru (jako v tomto případě), zobrazí se zde pouze text "kurzy". Ale naštěstí se toto dá obejít tím, že se původní název souboru přepíše na název listu, protože názvy nejsou propojené. tím se dosáhne většího přehledu o jednotlivých obdobích.

Poznámka: Nevýhodou při propojení je však to, že jakmile se propojení vytvoří, nebude se moci již přidat žádné nové zdrojové oblasti nebo změnit zdrojové oblasti, které jsou ve sloučení zahrnuty. Musí se tedy celá slučovaná tabulka vytvořit znovu.