56-Šablona - Vystavení faktur a jejich sledování

Šablona je vytvořena tak, že vytváří nejenom vystavenou fakturu, ale zároveň uchovává historii všech vystavených faktur, zákazníků i podrobnosti zboží na jednotlivých fakturách. Lze tak mít více faktur přehledně uložených v jednom souboru. Tím, že jsou data uložena na samostatných listech, tak v nich lze i zpětně pomocí filtru data analyzovat.

Princip fungování šablony

Šablona je založena na nástroji Tabulka a poté na provázanosti jednotlivých vzorců. Šablona obsahuje listy: faktura, faktury, obsah faktur, zákazníci a ceník.

Na listu ceník je seznam zboží (s číselným označením) a především s jednotkovou cenou a zařazením do jaké skupiny dané zboží v rámci DPH patří. 

Na listu zákazníci jsou základní údaje o firmách, které jsou vašimi zákazníky s IČ i DIČ. 

Pokud zákazník není firma, zvolí se pro něj libovolné číslo do 1000 (každý zákazník musí mít své číslo). Tím bude Excel vědět, že nemá IČ ani DIČ do faktury doplňovat, ale přitom s jednotlivými položkami pro fakturaci bude pracovat správně.

Na listu faktury se doplní do prvního sloupce číslo faktury a poté se vybere číslo (nebo IČ) firmy.

Na listu obsah_faktur jsou všechny položky (podrobnosti), které jsou na jednotlivých fakturách uvedeny. Vždy musí být uvedeno číslo faktury (na základě listu faktury – stačí jen vybrat)) a poté se vybere číslo zboží na základě ceníku.  Dále se doplní ručně jen množství (počet kusů) zboží a případně sleva, která se na dané zboží právě danému zákazníku dá (standardně je 0 %). Ostatní položky se již na základě připravených vzorců automaticky doplní.

Na listu faktury se dále doplní datum vystavení faktury, případně datum splatnosti (standardně se zde nastaveno nyní 21 dnů, ale lze libovolně upravit).

Pokud daná firma zaplatí předem zálohu, zde se také uvede. Zároveň se zde dá sledovat to, kdy firma zaplatila (například pro zpětné hodnocení chování firmy), případně doplnit jinou poznámku.

Asi nejdůležitější (například pro vystavení faktury) je list faktura. Zde na základě výběru čísla faktury se sama budou doplňovat potřebná data pro vystavení faktury. 

Jen je užitečné si na začátku na tomto listu doplnit vlastní firemní údaje.

Jinak pozor! Jiné údaje zde neupravovat. Všechny tyto buňky totiž obsahují vzorce, které automaticky aktualizují zvolenou fakturu na základě údajů uvedených v jiných listech.

Na všech listech jsou ukázková data, aby bylo vidět, jak šablona funguje. Tyto data se pak přepíší údaji skutečnými.

Jak se faktura vytvoří

Pokud jsou doplněná všechna data na listech faktury, zákazníci i obsah_faktur, tak stačí jen přejít na list faktura. Poté se v buňce F1 vybere číslo faktury, kterou je třeba vystavit. Jakmile je číslo vybráno, tak se automaticky doplní všechny údaje do dané faktury.

Vše si lze vyzkoušet na doplněných ukázkových datech, které poté lze nahradit údaji vlastními.

Poznámka: Na jedné faktuře může být dáno maximálně 20 položek (které jsou zadány na listu obsah_faktur. Pokud je třeba více než 20 položek, je třeba je dát na další fakturu.

To, že jsou data na samostatných listech umožňuje vytvořit kdykoliv zpětnou analýzu dat pomocí znalosti pro filtrování. Například, když se přejde na list faktury, lze vyfiltrovat všechny faktury, které byly dané firmě vystaveny třeba v určitém časovém období nebo také to, které faktury nejsou dosud zaplaceny. Nebo pokud se přejde na list obsah_faktur, tak lze zobrazit, které zboží či služby byly nejčastěji požadovány.

Prostě na základě práce s běžným filtrem na aktuálních datech se dá zobrazit to, co může při tvorbě ekonomického přehledu nebo plánování v rámci firmy pomoci.

Poznámka: Pro práci jsou třeba základní znalosti s Excelem (filtr, tabulka, formátování (pokud se má měnit barevné provedení). Aby se dala šablona měnit podle potřeby, šablona není uzamčená.